AI 名單管理

用 ChatGPT+Google Sheet,打造你的專屬 AI 自動化名單履歷系統

很多人都有一份名單。可能是客戶、合作夥伴、朋友、學員、潛在需求者,或是在活動中交換過聯絡方式的人。

但真正困難的,從來不是把名字記下來,而是能不能在下一次聯絡前,重新找回一段關係的重要脈絡。

當資料散在不同地方

記憶 LINE 備忘錄 試算表
當名單開始增加,只靠記憶、LINE 對話、手機備忘錄或零散試算表,很快就會失控。
01

你是否還記得當初怎麼認識他?

02

他目前在做什麼?

03

他曾經提過哪些需求或困擾?

04

你們上次聯絡是什麼時候?

05

下一次應該怎麼開啟對話?

06

Leader 想找特定條件的人時,能不能快速找到?

你需要的不是聯絡人清單,而是「人物履歷系統」

讓資訊可以持續累積、查詢、分析與跟進。透過 ChatGPT 與 Google Sheet,每一次聊天都能被整理成完整人物履歷,需要時再直接用對話查詢。

聊天 履歷 跟進

為什麼需要這套流程?

完整記錄每一次相遇, 精準跟進每一段關係

一般名單記錄「如何聯絡」;真正有效的關係經營,還需要知道「現在該聊什麼、下一步該做什麼」。

一般名單記錄

只有基本資料
姓名
電話
Email
公司
職稱
知道怎麼找到他,卻不知道該怎麼繼續關係。

關係履歷真正要回答

可行動的脈絡
他現在最在意什麼? 需求與優先順序
他對什麼有興趣? 可延續的話題
他重視關係、細節或結果? 適合的溝通方式
曾提過哪些痛點? 工作與生活線索
現在適合合作嗎? 關係溫度與時機
該如何開啟對話? 關心、案例或專業說明

不用再翻找整串聊天紀錄,也不再漏掉重要資訊。

  • 不再忘記重要人物與互動內容
  • 快速掌握每個人的背景與需求
  • 記錄上次聯絡與下一步行動
  • 找出久未聯絡或仍待處理的人
  • 依需求、職業、狀態或潛力篩選名單
  • 讓團隊用一致的方式討論與跟進

把資料留下來,是為了把時間還給真正的關係經營。

01

人物履歷表自動生成

聊聊天,AI自動幫你結構化整理為人物履歷資訊,並判斷好基本的人物性格等資訊。

02

問答查詢,AI快速查找並回覆

聊聊天,AI便能協助取出符合條件的名單資訊。

03

固定排程提醒

設定排程,AI固定撈取符合條件之人員並做通知。

04

自動撈取指定條件名單給Leader

設定好條件並確認AI理解後,便能一個命令取出符合條件的名單提供給指定窗口。

AI 背景資訊與功能框架建立

專案資料夾建立:

建立 GPT 履歷術名單管理專案

請建立一個名為「GPT履歷術|名單管理」的專案,並遵守以下規則:


1. 固定資料來源為 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」。

2. 「範本(不可更動)」永久禁止修改。

3. 「AI用範本」只能作為建立人物分頁的複製來源,不可直接填寫。

4. 每位人物建立獨立分頁,命名格式為「姓名|身分或職業」。

5. 未提供的資料填「待補」,矛盾資料填「待確認」,不得猜測。

6. FORMHD、人格、需求、特質與下一步行動都要有判斷依據,優先放在儲存格 Note。

7. 所有寫入前必須先提供完整預覽,等待我明確確認。

8. 寫入後必須重新讀取並驗證資料、公式、下拉選單、背景色與 Note。

9. 同名分頁已存在時不得覆蓋。

10. 原始聊天內容需保留原意,不得加入未提及的事實。


你是此專案的「名單履歷助理」,負責人物履歷建立、查詢、篩選與跟進管理。

AI(GPT) 自動化人員名單履歷術 - Workshop筆記

GPT 名單履歷術
課後操作工具包

把課堂上的方法帶回家:從第一筆人物履歷,到固定找出該跟進的人,一步一步做完。

人物履歷 背景・FORMHD・互動・下一步
口述聊天
整理預覽
確認寫入
固定追蹤
1
連接 Google Drive 確認 GPT 找得到正確範本
2
貼上對應 Prompt 替換大括號中的內容
3
先預覽再確認 寫入後務必回讀驗證
00

開始前檢查

先確認資料來源與權限。第一步只讀取,不要急著寫入。

Google Drive 已連接 使用放置範本的 Google 帳號完成授權。
範本名稱正確 GPT履歷術|標準履歷表範本。
兩個範本分頁存在 範本(不可更動) 與 AI用範本。

連線與權限檢查 第一個貼上

請先連接並讀取 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」。
這一步只進行檢查,請不要修改、建立、刪除或覆寫任何內容。
請依序回報:
1. 是否成功找到並讀取這份 Google Sheet。
2. 目前有哪些工作表分頁。
3. 是否包含「範本(不可更動)」與「AI用範本」兩個分頁。
4. 目前是否具有讀取、建立分頁與寫入資料的權限。
5. 正式建立人物履歷前,還有哪些資料或權限需要我補充。
如果找不到檔案,請告訴我可能的原因與下一個檢查步驟。
如果只能讀取、不能寫入,請明確說明,並改用「先整理成可複製表格,由我手動貼入」的方式協助我。
完成訊號:GPT 能說出正確檔案與分頁名稱,並清楚回報目前權限。
01

建立人物履歷

第一次先用四句版;熟悉後再改用完整版。兩者都會先預覽、確認後才寫入。

01A|課堂四句快速版

我要建立一份人物履歷,請先根據我提供的內容整理成草稿,不要立即寫入 Google Sheet。
整理規則:
1. 只能使用我提供的資訊,不確定或沒有提到的欄位一律填「待補」。
2. 請區分「對方明確說過的事實」與「你的推測」;未經證實的推測不得當成事實寫入。
3. 請依照 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」目前的欄位結構整理。
4. 寫入前,先檢查是否已有同名或疑似同一人的分頁。
5. 如果已有疑似重複人物,先列出可能的分頁並詢問我要「更新既有履歷」或「建立新人物」,不要自行決定。
6. 如果需要判斷人格色彩,必須以範本內的色彩定義與實際對話證據為準;若讀不到定義,請停止評分並請我補充,不要自行猜測。
請先產出寫入預覽,包含:
- 建議分頁名稱
- 基本資料與背景
- FORMHD 話題線索
- 本次互動摘要
- 明確需求、痛點或機會
- 最近聯絡日期
- 目前狀態
- 建議下一步與日期
- 還需要補充的資料
等我回覆「確認寫入」後,再進行以下動作:
1. 若是新人物,複製「AI用範本」建立新分頁,保留原始範本不變。
2. 若是既有人物,將本次互動新增到歷程,不要覆蓋舊紀錄;必要時再更新摘要、狀態、最近聯絡日期與下一步。
3. 寫入完成後重新讀取一次,回報寫入的分頁、更新欄位與是否成功。
以下是我的四句人物資料:
他是誰:{姓名、身分或職業、如何認識}
聊了什麼:{本次聊天重點}
有何線索:{需求、痛點、興趣、機會或個人特質}
下一步:{預計何時、用什麼方式、做什麼}
照四句填就好;不知道的內容直接留白,不必為了完整而猜測。

01B|課後完整建立或更新版

查看完整 Prompt
以下是我與一位人物的認識經歷及聊天內容。請連接 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」,先依照目前欄位結構整理成完整人物履歷草稿;在我確認前不要寫入。
【資料處理原則】
1. 只能使用我提供的內容及 Sheet 中既有的該人物紀錄,不得虛構。
2. 沒有提到、無法確認或互相矛盾的資料,請標示「待補」或「待確認」。
3. 對方明確陳述的事實、我的觀察、AI 的推論必須分開標示。
4. 原始聊天內容只需保留與關係經營有關的必要資訊,避免寫入身分證號、密碼、金融、醫療等敏感資料。
5. 請用 FORMHD 整理後續可延伸的話題:
   - F|Family 家庭
   - O|Occupation 工作
   - R|Recreation 興趣休閒
   - M|Money 金錢或商業觀念
   - H|Health 健康
   - D|Dream 夢想與目標
6. 如果資料不足,不要為了填滿 FORMHD 而推測。
7. 人格色彩及比例必須依照範本內的定義,並為每一項附上實際證據;讀不到定義時不要評分。
【重複資料檢查】
寫入前請先檢查是否已有同名、相同公司、相同聯絡來源或疑似同一人的分頁。
- 若可能是同一人,請列出判斷依據並讓我選擇更新哪一份。
- 若無重複,才建議建立新分頁。
- 不得自行合併、覆蓋或刪除既有資料。
【請先顯示寫入預覽】
1. 建議分頁名稱:{姓名|身分或職業}
2. 基本資料與認識背景
3. FORMHD 話題與各項證據
4. 原始聊天的精簡摘要
5. 對方明確需求、痛點、期待與機會
6. 性格特質及偏好的溝通方式
7. 人格色彩比例、理由及資料可信度
8. 最近聯絡日期、目前狀態與關係溫度
9. 建議下一步、執行日期與跟進語氣
10. 待補資料與適合下次詢問的問題
只有在我回覆「確認寫入」後,才可以寫入:
- 新人物:複製「AI用範本」建立新分頁,不得更動「範本(不可更動)」。
- 既有人物:新增本次互動歷程,保留舊紀錄,再更新需要變動的摘要、狀態與下一步。
- 寫入完成:重新讀取並回報分頁名稱、寫入日期、更新內容及驗證結果。
【人物資料】
姓名:{姓名}
身分或職業:{身分或職業}
認識方式:{在哪裡、何時、如何認識}
原始聊天內容:
{貼上聊天內容或口述逐字稿}
最近聯絡日期:{YYYY/MM/DD;不知道可留白}
主要經營方向:{例如合作、客戶、夥伴、招募、關係維護}
希望下一步:{例如約咖啡、傳資料、邀請活動、確認需求}
希望執行日期:{YYYY/MM/DD;不知道可留白}
偏好跟進語氣:{自然、溫暖、專業、簡短;不知道可留白}
PPT 對應:設定助理規則 → 四句口述 → 結構化 → 預覽 → 確認寫入 → 回讀驗證。
02

查詢單一人物

聯絡或見面前,快速找回背景、話題、需求與下一步。

人物會前摘要

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」中的人物分頁「{姓名|身分或職業}」,幫我做一份會前或跟進前摘要。
這次只讀取與分析,不要修改、建立、刪除或寫入任何資料。
請依序整理:
1. 他是誰:身分、職業、公司、認識方式與重要背景。
2. FORMHD:目前已知的家庭、工作、興趣、金錢觀、健康、夢想線索;沒有資料請標示「待補」。
3. 對方曾明確表達的需求、痛點、期待或合作機會。
4. 性格特質、人格色彩及適合的溝通方式;每一項都要附上履歷中的證據,不得只看職業推測。
5. 最近一次互動日期、互動摘要、目前狀態與關係溫度。
6. 上次約定的下一步,以及目前是否已逾期。
7. 本次聯絡前最值得記住的三件事。
8. 建議我這次可以延續的兩個話題。
9. 建議的一個下一步行動與一段自然、不施壓的開場訊息。
10. 資料不足或互相矛盾之處,以及下次可詢問的問題。
請把「履歷中的已知事實」與「你的建議」分開呈現;不得補造沒有出現在資料中的內容。
03

找出 14 天未聯絡名單

先查一次,確認條件與輸出正確,再把同一套規則升級成排程。

立即查詢待跟進人物

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」中的所有人物分頁,找出現在需要優先跟進的名單。
【排除分頁】
- 範本(不可更動)
- AI用範本
- 其他明顯不是人物履歷的系統或說明分頁
【時間基準】
- 使用 Asia/Taipei 時區的今天日期。
- 以每位人物的「最近聯絡日期」計算距今天數。
【必須同時符合的條件】
1. 最近聯絡日期距今天超過 14 天。
2. 目前狀態必須明確等於「待跟進」或「待回覆」。
3. 履歷中仍有明確需求、合作機會、未完成承諾或可執行的下一步。
【資料不足規則】
- 日期缺漏、格式不明或狀態不明者,不要放進正式名單。
- 請另列「資料不足,需人工確認」清單,說明缺少什麼。
- 不得依職業、人格或想像自行補足篩選條件。
【優先順序】
- 高:有清楚需求或機會、已逾期,而且下一步明確可執行。
- 中:已逾期且狀態符合,但需求或下一步仍需確認。
- 低:雖已逾期,但機會成熟度或跟進必要性較低。
請用表格輸出:
優先級|姓名|身分或職業|最近聯絡日期|距今天數|目前狀態|需求或機會|上次約定|建議下一步|建議跟進日期|判斷依據
表格後請再提供:
1. 本週最值得先處理的三人及理由。
2. 每人一段可直接修改使用的自然跟進訊息。
3. 「資料不足,需人工確認」清單。
本次只讀取與分析,不要修改 Sheet,也不要替我傳送任何訊息。
04

設定每週固定排程

不是提醒你自己查,而是讓任務每週固定讀取資料、產生清單並通知。

每週二 20:00|14 天未聯絡檢查

查看完整排程 Prompt
我要建立一個每週固定執行的 ChatGPT 排程任務。
請先不要直接建立排程。第一步,請先使用下方規則立即測試一次並顯示測試結果;等我確認結果正確後,再建立正式排程。
【排程名稱】
14 天未聯絡檢查
【執行時間】
每週二 20:00
時區:Asia/Taipei
【每次執行內容】
讀取 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」中的所有人物分頁,排除「範本(不可更動)」、「AI用範本」及其他非人物分頁。
找出同時符合以下條件的人物:
1. 以 Asia/Taipei 當日日期計算,最近聯絡日期已超過 14 天。
2. 目前狀態明確等於「待跟進」或「待回覆」。
3. 仍有明確需求、合作機會、未完成承諾或可執行的下一步。
日期、狀態或必要資料不足者,不得列入正式名單,請另列「資料不足,需人工確認」。不得自行補造資料。
每次執行請輸出:
優先級|姓名|身分或職業|最近聯絡日期|距今天數|目前狀態|需求或機會|建議下一步|建議跟進日期|判斷依據
優先級規則:
- 高:需求或機會清楚、已逾期、下一步明確。
- 中:已逾期且狀態符合,但需求或下一步仍需確認。
- 低:已逾期,但跟進必要性或機會成熟度較低。
表格後請補充:
1. 本週最值得優先處理的三人及理由。
2. 每人一段自然、不施壓的跟進訊息草稿。
3. 資料不足清單。
【行動限制】
- 只讀取、分析與提醒,不得修改 Google Sheet。
- 不得替我寄信、發訊息、分享檔案或聯絡任何人。
- 若執行時讀不到資料來源,請直接回報失敗原因與修復方式,不得假裝完成。
【建立排程後的驗收回報】
請回報:
1. 排程名稱。
2. 排程是否已啟用。
3. 使用時區。
4. 下一次執行日期與時間。
5. 資料來源是否仍可存取。
6. 執行結果會出現在哪裡、如何通知我。
7. 如何立即測試、暫停、修改或刪除這個排程。
如果目前環境不支援 ChatGPT 排程任務,請明確告訴我,不要假裝已建立;並提供一段可貼到 Google Calendar 的每週提醒文字,讓我每週二 20:00 手動執行同一個查詢 Prompt。
排程任務|14 天未聯絡檢查
頻率 每週
時間 星期二 20:00
時區 Asia/Taipei
排程驗收清單
  • 任務管理畫面看得到「14 天未聯絡檢查」
  • 狀態已啟用,下一次執行時間正確
  • Google Sheet 資料來源仍可存取
  • 已立即測試一次,輸出格式正確
  • 知道結果會在哪裡出現與如何通知
05

產出 Leader 討論名單

把條件寫成可驗證的證據,避免只憑職業或印象判斷。

依指定條件篩選

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」中的所有人物分頁,依照我指定的條件產出 Leader 討論名單。
【排除分頁】
- 範本(不可更動)
- AI用範本
- 其他不是人物履歷的系統或說明分頁
【本次討論目的】
{例如:找出適合邀請活動、值得談合作、需要協助突破、適合進一步了解需求的人}
【篩選條件】
{請寫出可由履歷證據判斷的條件,例如:曾明確提到對 AI 工具有興趣,而且願意安排下一次交流}
【判斷規則】
1. 必須使用履歷中已有的明確陳述或互動紀錄作為證據。
2. 不得只因對方的職業、公司、人格色彩或年齡就推測他符合條件。
3. 若只有部分符合,請標示「待確認」,不要當成完全符合。
4. 資料不足者另列清單,並說明下次應詢問什麼。
【優先順序】
- 高:符合條件的證據清楚、有意願、時機成熟,而且有明確下一步。
- 中:方向符合,但意願、需求或時機仍需確認。
- 低:只有初步線索,暫時不適合立即推進。
請用表格輸出:
優先級|姓名|身分或職業|目前狀態|符合條件|履歷證據|需求或機會|適合與 Leader 討論的原因|建議討論問題|建議下一步
表格後請補充:
1. 最值得優先討論的三人及理由。
2. Leader 討論時可先問的三個共同問題。
3. 資料不足、需要人工確認的人物與缺漏欄位。
本次只讀取與分析,不要修改 Sheet,也不要替我聯絡任何人。
06

更新一次新的互動紀錄

持續累積關係履歷,不重建、不覆蓋舊紀錄。

新增互動並更新下一步

我剛與「{姓名|身分或職業}」完成一次新的互動。請讀取 Google Sheet「GPT履歷術|標準履歷表範本」中的該人物分頁,先整理更新預覽,不要立即寫入。
更新原則:
1. 保留所有舊的互動歷程,不得覆蓋、刪除或改寫原始紀錄。
2. 只新增這次互動,並根據新證據建議是否更新人物摘要、FORMHD、需求、關係溫度、最近聯絡日期、狀態與下一步。
3. 新資訊與舊資訊若矛盾,請列出差異並標示「待確認」,不要自行選一個版本。
4. 未經證實的 AI 推論不得寫成事實。
5. 寫入前先顯示「新增內容」與「將被更新的欄位」。
請先顯示:
- 本次互動日期與摘要
- 新增的 FORMHD 線索
- 新出現的需求、痛點、期待或機會
- 建議更新的狀態與關係溫度
- 雙方已約定的下一步、負責人與日期
- 建議跟進訊息
- 與舊資料矛盾或仍待補的內容
等我回覆「確認更新」後才可寫入。完成後請重新讀取該分頁,回報新增歷程、更新欄位與驗證結果。
【本次互動資料】
互動日期:{YYYY/MM/DD}
互動方式:{見面、電話、LINE、Email、活動等}
原始內容:
{貼上筆記、聊天內容或口述逐字稿}
我認為的下一步:{下一步}
預計日期:{YYYY/MM/DD;不知道可留白}
07

安全邊界與排程除錯

資料越能流動,越要清楚哪些能放、哪些行動要先確認。

適合放入

  • 公開職業與公司資訊
  • 必要的互動摘要與日期
  • 目前狀態與下一步
  • 經同意分享的需求與偏好

執行前先確認

  • 新增、修改或刪除資料
  • 分享檔案或調整權限
  • 建立排程與通知
  • 寄信、傳訊息或對外聯絡

絕對不要輸入

  • 密碼、驗證碼、API Key
  • 身分證、護照、完整住址
  • 金融及醫療機密
  • 未同意保存的私密資訊
沒有收到排程通知,要從哪裡檢查?

依序檢查:帳號是否有 Tasks/排程功能、Google Drive 權限、檔名與分頁、Asia/Taipei 時區、通知設定,最後立即執行一次。若不支援 Tasks,改用行事曆每週提醒,再手動貼上相同查詢 Prompt。

GPT 找不到 Google Sheet 怎麼辦?

確認登入的 Google 帳號、檔案名稱、分享權限與 Google Drive 連接狀態,再重新執行「00|開始前檢查」。

GPT 的人格或需求分析不正確怎麼辦?

要求它逐項列出資料證據。沒有證據的內容改成「待確認」;人格分數只是可討論假設,不是定論。

同名人物會不會被覆蓋?

建立或更新 Prompt 已要求先檢查重名並顯示預覽。發現疑似同一人時,必須由你決定更新既有履歷或建立新分頁。

可以讓 GPT 自動發跟進訊息嗎?

本工具包預設只產生草稿,不自動寄送。對外傳送會影響真實關係,請本人閱讀、修改並確認後再送出。

08

換成你的關係經營情境

人物履歷不是只適合單一事業;只要需要持續跟進,就能使用同一套流程。

顧客回訪 記錄購後感受、關懷時間與再購機會。
合作夥伴 掌握目前進度、待確認事項與下次討論。
學員管理 整理學習狀態、卡點、目標與關懷行動。
社群關係 保留互動脈絡、共同興趣與後續連結。

AI 不取代關係,它幫你接住機會。

今天從一位名單開始:說出來 → 接起來 → 固定追。

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